Ein Leistungsträger fällt für Wochen oder Monate aus, nach einem Unfall, einer Operation oder einer psychischen Erschöpfung. Menschlich ist das eine Belastung. Betriebswirtschaftlich ist es ein Kostenblock, den die meisten Unternehmen nie durchgerechnet haben. Eine nüchterne Einordnung: was ein langer Ausfall kostet, was das Gesetz verlangt und wie sich das Risiko für den Betrieb absichern lässt.
Krankheit ist häufiger und teurer geworden
Der Krankenstand in Deutschland lag zuletzt auf Rekordniveau. Die Beschäftigten fehlten deutlich öfter als in den Jahren zuvor, und jeder Fehltag trifft zuerst den Arbeitgeber. Denn im Krankheitsfall läuft das Gehalt weiter, ohne Gegenleistung. In der Summe ist daraus einer der größten unsichtbaren Kostenblöcke der deutschen Wirtschaft geworden.
fehlte ein Beschäftigter 2024 im Schnitt krankheitsbedingt, ein Höchststand
Euro zahlten Arbeitgeber 2023 an Entgeltfortzahlung, in 14 Jahren verdoppelt
aller Fehltage entfallen auf Ausfälle, die länger als sechs Wochen dauern
Quellen: Wissenschaftliches Institut der AOK (WIdO), Fehlzeiten-Report 2025 (Daten 2024, rund 15,1 Mio. erwerbstätige Versicherte); Institut der deutschen Wirtschaft, IW-Kurzbericht Nr. 70, September 2024 (76,7 Milliarden Euro, 2023); für 2024 schätzt das IW rund 82 Milliarden Euro (IW, August 2025).
Sechs Wochen zahlt der Betrieb, bei jeder Krankheit neu
Die Rechtslage ist eindeutig: Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit zahlt der Arbeitgeber das Gehalt sechs Wochen weiter (§ 3 Entgeltfortzahlungsgesetz). Erst danach übernimmt für gesetzlich Versicherte die Krankenkasse mit dem Krankengeld, das direkt an den Mitarbeiter geht. Für den Betrieb ist die sechste Woche also die Grenze. Innerhalb dieser Grenze aber wiederholt sich die Belastung mit jedem einzelnen Krankheitsfall.
Und die Ausfälle sind oft lang. Fast 40 Prozent aller Fehltage entfallen auf Arbeitsunfähigkeiten von mehr als sechs Wochen, psychische Erkrankungen dauern im Schnitt 28,5 Tage je Fall. Für den Betrieb heißt das zweierlei: In solchen Fällen laufen die sechs Wochen Entgeltfortzahlung voll aus, und die Arbeitskraft fehlt weit darüber hinaus.
Ein Mitarbeiter mit 4.500 Euro Bruttogehalt fällt sechs Wochen aus. Allein die Entgeltfortzahlung summiert sich auf rund 6.300 Euro Bruttolohn, mit dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung auf rund 7.500 Euro. Und zwar für diese sechs Wochen, ohne Ersatzkraft und ohne den Produktivitätsverlust im Team. Die Werte sind gerundete Rechenannahmen.
Der teure Teil steht nicht auf der Gehaltsabrechnung
Das fortgezahlte Gehalt ist nur die sichtbare Seite. Der eigentliche Schaden entsteht daneben. Die Arbeit des Ausgefallenen verteilt sich auf das übrige Team, es entstehen Überstunden und Fehler unter Druck. Projekte verschieben sich, Kunden warten, Aufträge geraten in Verzug. Wird eine Vertretung geholt, kostet sie zusätzlich, oft teurer als die Stammkraft.
Am härtesten trifft es kleine und mittlere Betriebe. Wo eine Funktion an einer einzigen Person hängt, gibt es keine Redundanz. Fällt diese Person aus, steht ein Teil des Betriebs still. Genau dieser doppelte Effekt, fortlaufende Kosten bei gleichzeitig fehlender Leistung, macht den langen Ausfall zu einem echten unternehmerischen Risiko und nicht zu einer Randnotiz in der Lohnbuchhaltung.
Nicht der einzelne Krankheitstag ist das Problem, sondern der lange Ausfall eines Leistungsträgers. Er belastet den Betrieb doppelt: In den ersten sechs Wochen läuft das Gehalt weiter, und die Arbeitskraft fehlt weit darüber hinaus.
So schließt die Absicherung die Lücke
Der Nutzen wird greifbar, wenn man einen Krankheitsfall Schritt für Schritt durchgeht. In den ersten sechs Wochen zahlt der Betrieb das volle Gehalt weiter (§ 3 EFZG). Betrieben mit bis zu 30 Mitarbeitern erstattet die Krankenkasse davon über das gesetzliche U1-Umlageverfahren einen Teil, je nach gewähltem Satz zwischen 40 und 80 Prozent. Den Eigenanteil trägt der Betrieb selbst.
Zeitlich sieht der Ablauf eines Krankheitsfalls so aus:
der Kasse
Die farbige Spanne ist der Zeitraum der gesetzlichen Entgeltfortzahlung, den die Absicherung abdeckt.
Nach der sechsten Woche endet die Lohnpflicht des Betriebs. Dann zahlt die Krankenkasse das Krankengeld, das direkt an den Mitarbeiter geht. Die Absicherung deckt deshalb genau den Zeitraum ab, in dem der Betrieb zahlt. Betriebe mit mehr als 30 Mitarbeitern erhalten keine U1-Erstattung und tragen diese sechs Wochen von Anfang an allein. Für sie sichert dieselbe Lösung die volle Entgeltfortzahlung ab, nicht nur den Eigenanteil.
Die Beiträge für die Absicherung lassen sich in der Regel als Betriebsausgabe ansetzen und mindern den Gewinn. Ob und wie das im Einzelfall gilt, hängt von der Ausgestaltung ab und gehört vor Abschluss in die Abstimmung mit dem Steuerberater.
Für Gesellschafter-Geschäftsführer stellt sich die Frage schärfer
Bei angestellten Mitarbeitern endet die gesetzliche Pflicht nach sechs Wochen. Bei Ihnen als Gesellschafter-Geschäftsführer ist im Anstellungsvertrag oft eine deutlich längere Gehaltsfortzahlung vereinbart, teils über viele Monate. Diese Last trägt dann die GmbH direkt, und sie fällt genau in dem Moment an, in dem Sie als tragende Person selbst ausfallen. Das ist ein eigenes Thema mit eigenen steuerlichen Feinheiten. Ihm widme ich einen der nächsten Beiträge.
Häufige Fragen
Wie lange muss der Arbeitgeber das Gehalt bei Krankheit weiterzahlen?
Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit zahlt der Arbeitgeber das Gehalt sechs Wochen lang weiter (§ 3 Entgeltfortzahlungsgesetz). Danach erhalten gesetzlich Versicherte Krankengeld von ihrer Krankenkasse. Vertraglich, etwa in Geschäftsführer-Anstellungsverträgen, kann eine längere Gehaltsfortzahlung vereinbart sein. Diese Last trägt dann das Unternehmen selbst.
Erstattet die Krankenkasse dem Betrieb die Lohnfortzahlung nicht ohnehin?
Nur zum Teil und nur für kleine Betriebe. Über das gesetzliche U1-Umlageverfahren (Aufwendungsausgleichsgesetz) erstatten die Krankenkassen Betrieben mit bis zu 30 Mitarbeitern zwischen 40 und 80 Prozent der Entgeltfortzahlung, je nach gewähltem Erstattungssatz. Den Eigenanteil trägt der Betrieb selbst. Nach der sechsten Woche endet die Entgeltfortzahlung, dann zahlt die Krankenkasse Krankengeld direkt an den Mitarbeiter. Genau diese sechs Wochen Eigenanteil deckt eine betriebliche Absicherung ab.
Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich eine Absicherung der Entgeltfortzahlung?
Schon im kleinen Betrieb ist sie relevant, weil dort der Ausfall eines einzelnen Leistungsträgers kaum aufzufangen ist und sofort auf Produktivität und Termine durchschlägt. Mit wachsender Belegschaft wird das Risiko besser planbar, verschwindet aber nicht. Entscheidend ist, wie stark einzelne Personen für den Betriebsablauf sind.
Sind die Beiträge für die Absicherung steuerlich absetzbar?
In der Regel lassen sich die Beiträge als Betriebsausgabe ansetzen und mindern so den Gewinn des Unternehmens. Ob und in welcher Form das gilt, hängt von der Ausgestaltung ab und gehört vor Abschluss in die Abstimmung mit dem Steuerberater.
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